Von zählebigen Standards

Bei E-Mail regiert immer noch die EDV-Steinzeit. Doch wer sicher gehen will, daß alle Empfänger der E-Mails diese tatsächlich auch lesen können, sollte sich tunlichst an die steinzeitlichen Regeln halten. Das ist letztlich jedoch nicht wirklich schlimm, denn wer sich an das interessante Motto "informieren statt präsentieren" hält, bringt auch mit einfachen Mitteln seine Botschaft ans Ziel.

Eine recht ausführliche und gut lesbare Dokumentation hat der Marketing-Spezialist Klaus Arnhold zusammengestellt. Diesen Text können Sie jetzt sofort über einen Autoresponder abrufen. Dazu schicken über den folgenden Link eine leere E-Mail hinaus: mailformat@netpromotions.de - der Autoresponder schickt Ihnen automatisch einen Text zur Lektüre zu.

Regeln für E-Mails

Nachfolgend seien die wichtigsten Regeln für universell lesbare E-Mails zusammengefaßt.

Zunächst sollten Sie sich vor Augen halten, daß Sie - zumindest bei Aussendungen an persönlich nicht bekannten Adressaten - über das Zielsystem nichts wissen. Sie kennen weder das Betriebssystem und den darin verwendeten Zeichensatz noch das E-Mail-Programm oder die Einstellungen beim Benutzer. Sollen die E-Mails überall lesbar sein, halten Sie sich besser an Standards, die überall funktionieren.

Keine Umlaute

Unterschiedliche Betriebssysteme kodieren die Sonderzeichen verschieden, darum sind Umlaute nicht übergreifend als solche korrekt zu lesen. "MIME", eine Erweiterung des ursprünglichen 7-Bit-Standards, soll dennoch den Austausch von Umlauten (und angehängten Dateien) ermöglichen. Das funktioniert vielleicht immer öfter, aber keinesfalls immer. Wenn das Zielsystem nicht bekannt ist, also ganz besonders bei Mailinglisten, sind Umlaute zu meiden. Sonst könnte Ihr schöner und wichtiger Text leicht so aussehen:

"3D CAD L=F6sung mit high-end Funktionalit=E4t, die erschwinglich ist und einfach anzuwenden, sowie unser neues Subscription Modell (3D CAD L=F6sung mit high-end Funktionalit=E4t zum = Preis einer 2D Standardsoftware).

Kein HTML

HTML ist "schön bunt", aber sehr viele E-Mail-Programme können mit HTML-Mails nichts anfangen. Leider ist HTML bei MS Outlook (Express) und Netscape Messenger als Vorgabe eingestellt. Dies sollten Sie tunlichst ändern, sonst kommt bei vielen Empfängern nur ein Dickicht aus HTML-Code an. Theoretisch könnten Sie eine HTML-Datei an die E-Mail anhängen - doch wer will schon einen Browser von der Platte wuchten, nur um eine E-Mail zu lesen?

Keine Word-Dateien anhängen

Weitverbreitet ist die Unsitte, ungefragt Word-Dateien zu verschicken. Es gibt jedoch tatsächlich Personen, die ihre Software nicht bei Microsoft zu kaufen. Die können wahrscheinlich mit den Dateien nichts anfangen. Zudem vervielfacht sich durch dieses Format der Datenumfang ohne zwingenden Grund, und es besteht die Gefahr der Übertragung von Makroviren.

Für kurze Mitteilungen ist deswegen einfaches 7-Bit-ASCII ohne Umlaute zu empfehlen. Sollte der Text zur Weiterverarbeitung bestimmt sein, sind HTML oder RTF geeignete Alternativen.

Große Anhängsel packen und ankündigen

Wenig nett ist es, zum Beispiel riesige Bilder ohne Ankündigung und ungepackt per Mail zu verschicken. Denn der Empfänger wird wahrscheinlich leicht blaß um die Nase, wenn er zur teuersten Telefonzeit "mal eben" E-Mails abholen will, und dieser gewaltige Brocken braucht eine mittlere Ewigkeit an Ladezeit. Nicht jeder hat eine Standleitung. Darum: Große Sendungen ankündigen - und mit einem "Packer" komprimieren. Das am weitesten verbreitete Format ist "ZIP". Ein Packer für dieses Format gehört in jeden Computer-Werkzeugkasten.

Keine komplizierte Formatierung

Vermeiden Sie es, mit Tabulatoren oder bestimmten Schriften z.B. Tabellen einrichten zu wollen. Dies wird je nach E-Mail-Programm oder Betriebssystem nicht funktionieren. So wird zwar oft empfohlen, eine "nichtproportionale" Schrift (gleiche Abstände für alle Buchstaben) einzustellen. Doch nicht jeder hält sich daran - ich zum Beispiel auch nicht.

Nicht zu lange Zeilen schreiben

Wie so vieles wird Ihnen meist auch nicht bekannt sein, wieviel Zeichen pro Zeile beim Empfänger gut lesbar sind. Möglicherweise rollen überstehende Zeichen rechts heraus, vielleicht macht das Programm (oder gar Terminal) seine Zeilenumbrüche zum Beispiel nach 80 Zeichen. Es kann jedenfalls recht unerquicklich aussehen, wenn beim Empfänger mehr oder weniger willkürlich Umbrüche eingefügt werden. Dies können Sie vermeiden, indem Sie vor Erreichen der 80 Zeichen selbst einen Umbruch einfügen - einfach mal öfter auf die große Taste klopfen.

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